KẾ HOẠCH

Triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2023

 

Thực hiện Kế hoạch số 74/KH-UBND ngày 24/02/2023 của Uỷ ban nhân dân huyện Hữu Lũng về việc triển khai công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện Hữu Lũng năm 2023, Uỷ ban nhân dân xã Yên Thịnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Tăng cường quản lý nhà nước về công tác VTLT; phát huy vai trò của công tác VTLT trong hoạt động chỉ đạo, điều hành và quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin, tài liệu lưu trữ trong bối cảnh chính quyền điện tử và cải cách hành chính hiện nay.

Nâng cao trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, tổ chức triển khai công tác VTLT, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ và các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ về công tác VTLT; nâng cao trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc chấp hành các quy định về công tác VTLT trong năm theo đúng quy định pháp luật, phù hợp với tình hình thực tế trên địa bàn xã.

2. Yêu cầu

Tổ chức triển khai đầy đủ các nội dung về công tác VTLT đảm bảo đúng theo Kế hoạch này và quy định của pháp luật; thực hiện thống nhất, có hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị.

Đưa việc chấp hành nội dung thực hiện các quy định về công tác VTLT thành một trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua hằng năm đối với tập thể, cá nhân.

II. NỘI DUNG

1. Phổ biến, quán triệt các quy định về công tác VTLT

Căn cứ vào tình hình thực tế, UBND xã tiếp tục phổ biến, quán triệt các văn bản chỉ đạo, điều hành về VTLT tới cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý, cụ thể:

a) Nội dung phổ biến, quán triệt: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và các văn bản pháp luật, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh quy định về công tác VTLT; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu.

 b) Hình thức phổ biến, quán triệt: đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan, qua Hệ thống văn phòng điện tử, triển khai tại hội nghị tập huấn, hội nghị sơ kết, tổng kết....

Thời gian thực hiện: thường xuyên trong năm.

2. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT

a) Bộ phận Văn Phòng UBND xã:

- Tham mưu cho UBND xã rà soát, đánh giá các quy định, văn bản quản lý, chỉ đạo điều hành về VTLT, đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới đảm bảo kịp thời, thống nhất và đáp ứng yêu cầu quản lý, phù hợp với quy định của pháp luật, đặc biệt là các quy định, văn bản chỉ đạo về quản lý, sử dụng văn bản điện tử theo yêu cầu nhiệm vụ công tác trong tình hình mới;

- Phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện các nội dung về lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử; thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra công tác VTLT trong năm 2023;

- Tham mưu cho UBND xã tiếp tục triển khai thực hiện Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”;

- Căn cứ các quy định pháp luật và tình hình thực tế, tham mưu hướng dẫn các nội dung về công tác VTLT để thống nhất triển khai thực hiện trong xã.

Thời gian thực hiện: Hoàn thành chậm nhất trong tháng 10 năm 2023.

- Tham mưu xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu về kho Lưu trữ và Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ xã năm 2023; đảm bảo khi kho lưu trữ được sửa chữa thực hiện lưu trữ tài liệu theo quy định; đảm bảo thực hiện hiệu quả Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2021 - 2025” ban hành kèm theo Quyết định số 2160/QĐ-UBND ngày 03/11/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh. Tham mưu thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu và việc nghiệm thu nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định.

- Đề xuất trình Tài chính – Kế toán xã phân bổ kinh phí để thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ năm 2023 tại kho lưu trữ xã.

Thời gian thực hiện: Hoàn thành chậm nhất trong quý II năm 2023.

c) Các bộ phân liên quan:

Tiếp tục rà soát sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các quy định, quy chế và các văn bản chỉ đạo về công tác VTLT theo quy định của pháp luật và phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, cụ thể:

- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức;

- Danh mục hồ sơ cơ quan, tổ chức năm 2023;

- Kế hoạch triển khai công tác VTLT năm 2023;

- Các quy định, quy chế, văn bản chỉ đạo và các văn bản liên quan khác.

Thời gian thực hiện: Chậm nhất trong tháng 3 năm 2023.

3. Thực hiện các nội dung công tác văn thư và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị chỉ đạo và triển khai thực hiện đầy đủ các nội dung công tác VTLT, đảm bảo đúng quy định của pháp luật, cụ thể: 

a) Công tác soạn thảo và ban hành văn bản giấy, văn bản điện tử;

b) Quản lý văn bản giấy và văn bản điện tử đến, đi;

c) Công tác lập hồ sơ; nộp lưu hồ sơ, tài liệu giấy và hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan;

d) Quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số;

đ) Quản lý và sử dụng con dấu;

e) Công tác thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

g) Công tác xác định giá trị tài liệu, hủy tài liệu hết giá trị;

h) Công tác bảo quản, thống kê, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm.

4. Tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về VTLT

- Tham mưu cho UBND xã cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ theo Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh, huyện năm 2023. Tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hoá tài liệu lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan hằng năm.

Thời gian thực hiện: Trong Quý II năm 2023.

Rà soát và cử công chức, làm công tác VTLT chưa đảm bảo tiêu chuẩn tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn, chức danh theo quy định; đồng thời cử tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu của công tác VTLT trong tình hình mới.

Thời gian thực hiện: Chậm nhất trong tháng 10 năm 2023.

5. Về quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

Trên cơ sở các quy định pháp luật và tình hình thực tế cơ quan, tăng cường thực hiện đầy đủ các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, tập trung vào các nội dung trọng tâm sau:

a) Tăng cường thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo quy định;

b) Bố trí kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

c) Thực hiện các biện pháp để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu (trang bị thiết bị bảo quản tài liệu, khử trùng, diệt mối mọt, côn trùng, vệ sinh,... kho lưu trữ theo đúng định mức kinh tế - kỹ thuật quy định);

d) Thống kê, hoàn thiện mục lục, công cụ tra cứu phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả;

đ) Tổ chức xác định giá trị tài liệu để thực hiện các trình tự hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị, tài liệu hết thời hạn bảo quản;

e) Tiếp tục xây dựng kế hoạch, tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, từng bước giải quyết dứt điểm hồ sơ, tài liệu bó gói, tồn đọng tại cơ quan, tổ chức theo yêu cầu tại Chỉ thị số 35/CT-TTg và Đề án “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2021- 2025”;

g) Thống kê, lập mục lục hồ sơ, tài liệu (đã chỉnh lý) có giá trị bảo quản vĩnh viễn để thực hiện các trình tự giao, nhận hồ sơ, tài liệu.

6. Về quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử

Văn phòng UBND xã chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tập trung chỉ đạo, thực hiện một số nội dung trọng tâm sau:

-  Tiếp tục thống kê, hoàn thiện mục lục, công cụ tra cứu tài liệu, sắp xếp khoa học các Phông lưu trữ để phục vụ khai thác, tra cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện có hiệu quả;

- Xây dựng kế hoạch, phương án và thực hiện các biện pháp bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Lập mục lục tài liệu mật (nếu có), tham mưu cho cấp có thẩm quyền phê duyệt, thực hiện các trình tự giải mật;

- Tiếp tục thực hiện Kế hoạch số 26/KH-UBND ngày 24/01/2021 của UBND tỉnh về thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lạng Sơn giai đoạn 2021-2025; Kế hoạch số 99/KH-UBND ngày 28/4/2022 của UBND tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 2194/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ;

- Hướng dẫn các bộ phận chuyên môn chuẩn bị hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nhận theo quy định;

- Phối hợp với các tổ chức, cá nhân sưu tầm hồ sơ, tài liệu quý hiếm để công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ của tỉnh với các hình thức như: trưng bày, triển lãm, viết bài, giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông;

- Thực hiện tốt công tác phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ theo yêu cầu của độc giả và các cơ quan, đơn vị.

7. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

Văn phòng UBND xã hướng dẫn công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý tận dụng và phát huy tối đa hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin hiện có và các giải pháp kỹ thuật, phần mềm để thực hiện các nội dung: Sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ phục vụ công việc; duy trì trao đổi, chia sẻ thông tin đảm bảo nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc;

8. Bố trí kinh phí cho công tác VTLT

Bộ phận Kế toán - Tài chính: Tham mưu cho UBND xã xem xét, phân bổ dự toán kinh phí cho các hoạt động về văn thư, lưu trữ theo Điều 39 của Luật Lưu trữ, bố trí kinh phí đối với Kho Lưu trữ của xã và hỗ trợ kinh phí cho bộ phận liên quan chỉnh lý tài liệu lưu trữ và các hoạt động lưu trữ khác (nếu có) theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các công chức chuyên môn , ban ngành đoàn thể xã:

a) Xây dựng kế hoạch, chỉ đạo tổ chức triển khai các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị trước ngày 01/3/2023, gửi về UBND xã (qua Văn phòng UBND xã).

b) Báo cáo kết quả triển khai, thực hiện theo Kế hoạch này và tình hình thực tế tại đơn vị gửi về UBND xã (qua Văn phòng UBND xã) tổng hợp trước ngày 01/12/2023 để báo cáo UBND huyện theo quy định.

2. Văn phòng UBND xã

a) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các công chức chuyên môn, các ban ngành đoàn thể thực hiện các nội dung theo Kế hoạch này;

b) Tổng hợp, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Phòng Nội vụ, UBND huyện theo quy định, đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ.

Tham mưu các văn bản để triển khai thực hiện có hiệu quả việc lưu trữ tài liệu và chỉnh lý tại liệu lưu trữ của xã theo quy định.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 của UBND xã Yên Thịnh./.

	Nơi nhận: - UBND huyện; - Phòng Nội vụ huyện; - TT Đảng ủy, TT HĐND xã; - CT, PCT UBND xã; - Các ban, ngành đoàn thể xã;    - Công chức xã;                                                                             - Lưu: VP.	TM. ỦY BAN NHÂN DÂN PHÓ CHỦ TỊCH           Phùng Văn Tùy

 

ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN THỊNH	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 19/KH-UBND	Yên Thịnh, ngày 28 tháng 02 năm 2023